Utländska Studenter, T eller R pers.nr rekommenderat flöde

Studenten ska kontakta Ladok/studieadministrationen för att uppdatera sitt personnummer och slå ihop sin tidigare registrering med T eller R‑nummer. När detta är gjort kan IT‑kontot hämtas eller korrigeras via kontoportalen.

Kontrollera och verifiera följande!

Studenten får nytt personnummer
Ladok måste uppdateras, T eller R‑nummer och nya personnumret slås ihop: >> Kontakta ladoksupport@gih.se. / Studieadministration studentexpedition@gih.se
Uppgifterna synkas till katalogtjänst (Entra ID/AD) (Endast en aktiv identitet finns)
Konto kan därefter skapas, verifieras och aktiveras.
Viktigt att tänka på: Studenten ska inte skapa en ny användare själv med det nya personnumret innan korrigering av personuppgiften (risk för dubbletter)!

Förslag på intern formulering

Om en student kontaktar IT angående problem med kontoskapande eller inloggning efter att ha fått svenskt personnummer, och studenten tidigare haft ett T‑ eller R‑nummer, ska IT i första hand hänvisa studenten till Ladok-support (ladoksupport@gih.se). Ladok-support ansvarar för att uppdatera den befintliga identiteten i Ladok efter verifiering av studentens identitet. Först när uppdateringen är genomförd bör IT involveras för eventuell felsökning av konto eller synkronisering.

Förslag på standardsvar från IT

Hej,

Vi ser att ditt ärende gäller byte från ett tidigare interimspersonnummer (T‑ eller R‑nummer) till svenskt personnummer. Denna ändring behöver först hanteras i Ladok.

Vänligen kontakta ladoksupport@gih.se och bifoga den information de efterfrågar för identitetsverifiering. När personnumret har uppdaterats i Ladok kan du prova att skapa eller aktivera ditt konto igen.

Om problemet kvarstår efter att Ladok uppdaterat uppgifterna är du välkommen att kontakta IT-servicen igen.

Med vänliga hälsningar IT-support

Rekommenderad hantering

Scenario

Studenten har tidigare studerat vid högskolan.
Studenten hade då ett R‑nummer registrerat i Ladok.
Ett studentkonto skapades utifrån R‑numret.
Studenten har nu fått ett svenskt personnummer.
Studenten söker eller registreras på en ny kurs med sitt svenska personnummer.

Första kontrollen

Kontrollera om Ladok har:

en post på det gamla R‑numret, och
en ny post på det svenska personnumret.

Om båda finns är risken stor att det uppstått dubbla identiteter.

Vem ansvarar för ändringen?

Ladok-administrationen ska kontaktas först.

De behöver:

Verifiera studentens identitet.
Koppla samman/ersätta R‑numret med personnumret enligt Ladoks rutiner.
Säkerställa att studiemeriter, registreringar och antagningar hamnar på samma person.

Vad behöver IT kontrollera?

Efter att Ladok är korrigerat:

Kontrollera om studentkontot redan finns

Finns det ett befintligt konto kopplat till R‑numret?
Är kontot aktivt eller inaktivt?
Finns en ny användare skapad på personnumret?

Kontrollera dubbletter

I Entra ID/AD:

Ett konto på R‑nummer
Ett konto på personnummer

Om båda existerar behöver identitetshanteringen granskas innan nytt konto skapas.

Rekommenderad princip

Behåll i första hand studentens befintliga konto om möjligt.

Det är oftast bättre att:

uppdatera identitetskopplingen bakom kontot
behålla användarnamn, filer och historik

än att skapa ett helt nytt konto.

Exempel på servicedesk-rutin

Om student tidigare haft R‑nummer

Kontrollera om studenten tidigare haft konto.
Kontrollera om nytt personnummer finns registrerat i Ladok.
Hänvisa ärendet till Ladok-administrationen för identitetssammanslagning.
Vänta på bekräftelse från Ladok.
Kontrollera synk till identitetsplattform/AD/Entra ID.
Kontrollera att endast en aktiv identitet finns.
Återaktivera befintligt konto vid behov.
Låt studenten logga in med sina aktuella identitetsuppgifter.

Kort svar till servicedesk

Om studenten tidigare varit registrerad med R‑nummer och nu fått svenskt personnummer ska Ladok-administrationen först säkerställa att identiteten är korrekt uppdaterad och att eventuella dubbla identiteter hanteras. Därefter kontrollerar IT om det befintliga studentkontot kan återanvändas eller återaktiveras. Nya konton bör normalt inte skapas innan Ladok-uppgifterna är korrigerade.

Detta är den modell som normalt minimerar risken för dubbla konton, förlorad behörighet och problem med synkronisering mellan Ladok, kontoportal och Entra ID/AD.